За необхідності обміну даними між текстовим і табличним процесором, системою керування базами даних, засобом для розробки комп’ютерних презентацій можна використовувати зв’язки, що базуються на гіперпосиланнях, імпорті та експорті об’єктів, обмінові фрагментами інформації.
Окремо можна виділити процес використання посилань. Приклад використання гіперпосилань у програмі PowerPoint.
Як приклад розглянемо гіперпосилання в програмі для розробки комп’ютерних презентацій.
У програмі PowerPoint гіперпосилання — це зв’язок одного слайда з іншим в одній презентації.
Гіперпосилання можна створити з тексту або об’єкта, наприклад рисунка, графіка, фігури або об’єкта WordArt. Текстові об’єкти, створені за допомогою готових ефектів, до яких можна застосувати додаткові параметри форматування.
Отже, можливе створення гіперпосилання на:
- слайд із тієї самої презентації;
- слайд з іншої презентації;
- сторінку або файл в Інтернеті;
- адресу електронної пошти;
- новий файл.
Наприклад, щоб зв’язати з іншим файлом, користуються алгоритмом:
1. виділити текст або об’єкт, який потрібно використати як гіперпосилання;
2. на вкладці Вставлення у групі Посилання натиснути кнопку Гіперпосилання. (В Microsoft Office 2003 вибрати пункт Вставлення з головного меню, Гіперпосилання…);
3. у списку Зв’язати вибрати пункт З новим документом;
4. у полі Ім’я нового документа ввести ім’я файла, який потрібно створити та на який має вказувати посилання;
5.підтвердити створення посилання командою OK.
Зв’язування та вбудовування аркуша Excel
За потреби створити динамічний зв’язок між вмістом документа та вмістом книги MS Excel слід вставити вміст як об’єкт. На відміну від звичайного вставлення вмісту (як у випадку натискання Ctrl + V), після вставлення вмісту як зв’язаного або вбудованого об’єкта з ним можна буде працювати за допомогою вихідної програми.
Наприклад, якщо в документ вставлено комірки як об’єкт Excel, MS Word запустить Excel у разі подвійного клацання комірки, відтак можна буде використовувати команди Excel для роботи із вмістом аркуша.
Якщо вставити цілу книгу Excel як об’єкт, у документі відображатиметься лише один аркуш. Щоб переглянути інші аркуші, потрібно двічі клацнути об’єкт Excel і вибрати потрібний аркуш.
Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції:
- Створення, зберігання, редагування документів.
- Управління доступом до документів.
- Можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами.
Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи на підприємстві. Одночасне використання технологій SharePoint 2010 і системи Office 2010 дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами, наприклад функцію співавторства в електронних таблицях або надсилання бізнес-плану через робочий процес. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.
|